Setelah mengetahui tentang Proses Bisnis dan Perubahannya, hal selanjutnya yang perlu dipelajari adalah mengenai Analisis Proses Bisnis.
Manajemen Proses Bisnis akan menghasilkan suatu produk serta kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan berdasarkan tujuan perusahaan tersebut. Proses bisnis adalah instrumen kunci bagi orang yang mengorganisir aktivitas bisnis dan meningkatkan pemahaman dari hubungan timbal balik mereka (Pemilik Bisnis Konsumen).
Definisi Proses Bisnis
- Suatu proses bisnis terdiri dari satu set aktivitas yang dilakukan di koordinasi di dalam suatu lingkungan teknis dan organisatoris. Aktivitas ini secara bersama-sama mewujudkan suatu tujuan bisnis. Masing-Masing proses bisnis ditetapkan oleh organisasi tunggal, tetapi mungkin saling berhubungan dengan proses bisnis yang melakukan kerjasama dengan organisasi lain.
- Manajemen Proses bisnis meliputi konsep, metoda, dan teknik untuk mendukung disain, administrasi, konfigurasi, pengundangan, dan analisa proses bisnis.
- Suatu sistem manajemen proses bisnis adalah suatu perangkat lunak umum sistem yang dikemudikan oleh penyajian proses tegas/eksplisit untuk mengkoordinir pengundangan/peraturan proses bisnis. Suatu model proses bisnis terdiri dari satu set model aktivitas dan batasan pelaksanaan antara mereka (pelaku bisnis).
- Suatu kejadian proses bisnis menghadirkan suatu kasus kuat dalam bisnis yang secara operasional dari suatu perusahaan/ organisasi, yang terdiri dari kejadian aktivitas bisnis. Masing- Masing model proses bisnis bertindak sebagai suatu cetak biru untuk seperangkat kejadian proses bisnis, dan masing-masing model aktivitas bertindak sebagai suatu cetakbiru untuk satu set kejadian aktivitas bisnis.
Menurut Paul Harmon, Ada beberapa alasan utama mengapa kita perlu mengadakan analisa dan desain proses bisnis:
- Krisis ekonomi → Efisiensi → Hemat.
- Era Ekspansi → competitive advantages
- Perkembangan Teknologi yang sangat pesat (Internet, Cloud Computing,dll).
Tahapan Analisis dan Desain Proses Bisnis
Ada 4 tahap dalam analisis dan desain proses bisnis:
1. Analisis dan Desain
Design (Perancangan) meliputi identifikasi Bisnis Proses dan Pemodelan Bisnis Analisis meliputi validasi, simulasi dan verfikasi dalam tahap ini dilakukan survei terhadap bisnis proses dan lingkungan organisasi serta lingkungan teknis. Berdasarkan hasil survei, bisnis proses diidentifikasi, ditelaah, divalidasi dan digambarkan dengan bisnis proses model.
2. Konfigurasi meliputi seleksi sistem, implementasi, tes dan deployment
Adapun yang perlu diperhatikan dalam tahap ini antara lain:
- Sebelum digunakan sistem (terutama dl hal aplikasinya) perlu dites apakah sudah berjalan sesuai yang direncanakan atau belum.
- Pelatihan personel dan migrasi aplikasi jika diperlukan
3. Pelaksanaan meliputi operasional, monitoring, maintenance
Dalam tahap inilah ujian sebenarny dari sistem benarbenar diuji dalam aktivitas seharihari oleh perusahaan. Apakah sistem beserta aplikasi yang dibangun telah benar benar dapat menjalankan bisnis proses dengan baik untuk mencapai tujuan perusahaan. Dalam tahap ini dihasilkan log informasi dari proses yang telah dijalankan sebagai dasar evaluasi di tahap berikutnya.
4. Evaluasi meliputi penggalian proses dan monitoring aktivitas bisnis
Log informasi yang dihasilkan dievaluasi menggunakan teknik monitoring akitivitas bisnis dan penggalian proses. Teknik ini bertujuan untuk mengidentifikasi model proses bisnis dan kecukupan dari lingkungan operasional.
Tahapan ini berputar terus menerus, setelah dilakukan evaluasi akan ditemukan poin-poin dimana bisa dilakukan improvement atau perbaikan atas proses bisnis yang telah dilakukan. Lalu kembali akan dilakukan desain dan analisis, konfigurasi dan implementasi. Tahapan ini akan terus dilakukan dengan interval waktu tertentu, misal per tahun, tiap 5 tahun atau tiap 10 tahun tergantung dari waktu yang telah disepakati bersama.
Studi Kasus
Studi Kasus : Martabak “Bandung”
- Martabak “Bandung“ berlokasi di Bandung.
- Menyediakan Martabak lezat, enak dan pelayanan yang ramah
- Jaminan penyajian dalam waktu 20 menit. Jika terlambat, pelanggan tidak usah bayar.
- Pimpinannya sering menghabiskan waktu untuk menganalisa pasar di Bandung, para pesaingnya, dan para pelanggannya.
- Pimpinannya membuat keputusan tentang yang akan dicantumkan pada menu.
- Pelanggan dapat memesan via telepon atau datang langsung ketempat.
- Detil pemesanan dicatat pada form pemesanan (rangkap banyak) yang telah diberi nomor berurut.
- Total penjualan dihitung lalu dicatat pada form pemesanan, dan disampaikan pada pelanggan.
- Pelanggan membayar dan form pemesanan dicap “PAID”. Juga dicatat detil pembayaran yang dilakukan.
- Selembar form pemesanan diberikan kepada pelanggan, dan pelanggan dipersilakan menunggu.
- Selembar form pemesanan diberikan kepada koki. Form pemesanan digantung pada roda berputar supaya dapat mengetahui urutan pesanan.
- Jika pesanan sudah siap, martabak akan dibungkus dan form pesanan pada koki akan disimpan disebuah kotak.
- Pelanggan memperlihatkan form pemesanan yang sudah dicap “PAID” untuk mengambil pesanan.
- Form pemesanan dari pelanggan akan disimpan untuk bagian akuntansi untuk dicatat datanya, dan martabak akan diberikan kepada pelanggan.
Kejadian-kejadian Keputusan/Pengelolaan di Martabak “Bandung”
- Menganalisa pasar martabak di Bandung, para pesaing, dan para pelanggan.
- Menentukan martabak apa yang akan dicantumkan pada menu.
- Memberikan pesanan martabak yang tepat pada pelanggan yang tepat.
Kejadian-kejadian Operasional di Martabak “Bandung”
- Menerima pemesanan martabak.
- Menerima pembayaran dari pelanggan
- Membuat martabak
- Mengemas martabak.
- Memberikan martabak kepada pelanggan
Kejadian-kejadian Informasi
- Mencatat pesanan pelanggan.
- Menghitung total pesanan.
- Menandai pesanan yang sudah dibayar.
- Memberikan pelanggan selembar form pesanan.
- Memberikan koki selembar form pesanan.
- Mengirim formform pesanan ke bagian akuntansi.
Kejadian-kejadian Informasi yang mungkin dipicu oleh kejadian-kejadian keputusan/pengelolaan
- Membuat laporan analisa pelanggan.
- Membuat laporan penjualan berdasarkan jenis martabak.
- Membuat analisa keuntungan kotor (gross margin).
- Membuat laporan kerugian penjualan akibat jaminan 20 menit penyajian
